Dari Proses Lama Banget, Sampai Kode Balik Berkas
Saat ini KemenkumHAM sedang mengusahakan peningkatan kinerja dalam pelayanan hukum dengan apa yang disebut "e-notary", yaitu meningkatkan pelayanan pengurus administrasi badan hukum yang semula manual, sekarang diupayakan menjadi elektronik untuk memberantas pungli, mempercepat pelayanan kepada masyarakat dan meningkatkan kegiatan ekonomi. Berikut adalah pendapat notaris Surabaya Habib Adjie, notaris Banyuwangi Imam Solehadi, notaris Jakarta Barat Anriz Nazaruddin Halim dan Direktur Perdata, Kementerian Hukum dan HAM Kolier L. Haryanto.
Berikut adalah keluhan seorang penasehat hukum yang kliennya banyak dari luar negeri. Begini katanya, “Proses pengesahan akta di KemenkumHAM lama banget. Sampai berbulan-bulan! Ada klien saya yang kebetulan karena ada masalah, perusahaannya harus mengadakan RUPS tiap bulan berturut-berturut. Masak…, akta yang ketiga sampai harus diulang karena sudah lewat satu bulan akta kedua tidak selesai diproses! RUPS pertama 3 Januari, kemudian RUPS kedua 5 Februari dan RUPS ketiga 28 Maret. RUPS pertama sudah beres, yang kedua belum. Karena yang kedua belum selesai diproses di KemenkumHAM, akta RUPS ketiga tidak bisa masuk. Padahal akta harus dimasukkan paling lambat 30 hari menurut UUPT. Hari ini tanggal 25 April, berarti besok hari terakhir (karena 28 April minggu). Masa akta ketiga harus diulang? Bagaimana caranya administrasi hukum kayak begitu mau membuat investor asing percaya…! “
Akhirnya penasehat hukum tersebut menyerahkan urusan ini kepada penasehat hukum lainnya yang sudah “biasa” berhubungan dengan pihak Kemenkum HAM, dan lancar…! Teman penasehat hukum ini akhirnya puas, namun Ia harus mengeluarkan biaya ekstra untuk memuluskan urusan ini.
Berikut adalah keluhan seorang penasehat hukum yang kliennya banyak dari luar negeri. Begini katanya, “Proses pengesahan akta di KemenkumHAM lama banget. Sampai berbulan-bulan! Ada klien saya yang kebetulan karena ada masalah, perusahaannya harus mengadakan RUPS tiap bulan berturut-berturut. Masak…, akta yang ketiga sampai harus diulang karena sudah lewat satu bulan akta kedua tidak selesai diproses! RUPS pertama 3 Januari, kemudian RUPS kedua 5 Februari dan RUPS ketiga 28 Maret. RUPS pertama sudah beres, yang kedua belum. Karena yang kedua belum selesai diproses di KemenkumHAM, akta RUPS ketiga tidak bisa masuk. Padahal akta harus dimasukkan paling lambat 30 hari menurut UUPT. Hari ini tanggal 25 April, berarti besok hari terakhir (karena 28 April minggu). Masa akta ketiga harus diulang? Bagaimana caranya administrasi hukum kayak begitu mau membuat investor asing percaya…! “
Akhirnya penasehat hukum tersebut menyerahkan urusan ini kepada penasehat hukum lainnya yang sudah “biasa” berhubungan dengan pihak Kemenkum HAM, dan lancar…! Teman penasehat hukum ini akhirnya puas, namun Ia harus mengeluarkan biaya ekstra untuk memuluskan urusan ini.
Tanggungjawab Penuh Pada Notaris
Menurut notaris yang juga anggota Dewan Kehormatan PP INI Dr. Habib Adjie, S.H., M.H. program pelayanan e-notary kalau yang sifatnya administratif boleh saja dan untuk meningkatkan pelayanan. Tapi tanggungjawab formal dan materil akta tetap berada pada notaris sepenuhnya.
Untuk menyikapi dan menyambut program ini Habib menyampaikan bahwa notaris itu menjalankan kewenangannya sesuai Pasal 15 UUJN. Sebetulnya program e-notary hanya sebagian kecil saja dari kegiatan atau pekerjaan notaris. Habib meminta agar para notaris beranggapan bahwa program ini akan mengatasi semua pekerjaan notaris. Namun demikian, menurutnya, kita menyambut baik program ini.
Menurut Habib demi suksesnya program ini semua yang terkait di dalam sistem harus bersinergi, yaitu manusia dan sistemnya, termasuk dalam hal ini payung hukumnya. Dalam program ini Habib lebih memillih faktor manusianya yang harus didahulukan karena dengan sumberdaya manusia yang baik akan menghasilkan sistem yang baik pula. Sementara itu payung hukumnya juga harus diperkuat. Jangan hanya setingkat surat edaran saja karena tidak memadai.
Untuk menyikapi dan menyambut program ini Habib menyampaikan bahwa notaris itu menjalankan kewenangannya sesuai Pasal 15 UUJN. Sebetulnya program e-notary hanya sebagian kecil saja dari kegiatan atau pekerjaan notaris. Habib meminta agar para notaris beranggapan bahwa program ini akan mengatasi semua pekerjaan notaris. Namun demikian, menurutnya, kita menyambut baik program ini.
Menurut Habib demi suksesnya program ini semua yang terkait di dalam sistem harus bersinergi, yaitu manusia dan sistemnya, termasuk dalam hal ini payung hukumnya. Dalam program ini Habib lebih memillih faktor manusianya yang harus didahulukan karena dengan sumberdaya manusia yang baik akan menghasilkan sistem yang baik pula. Sementara itu payung hukumnya juga harus diperkuat. Jangan hanya setingkat surat edaran saja karena tidak memadai.
Berkas Bolak-balik Berarti “Kode”?
Notaris Banyuwangi Ir. M. Imam Soleh Hadi, S.H., M. Kn. menyampaikan kabar dari daerahnya bahwa program E-Notary Kemenkumham untuk urusan PT masih belum efektif. Imam yang biasa dipanggil Cak Didik ini mencontohkan, untuk urusan cek nama PT yang harus menunggu sekitar 3-4 hari untuk mendapatkan jawaban lewat SABH. Bahkan untuk cek nama yayasan justru butuh waktu 3-4 minggu dengan jawaban melalui surat.
Sebaliknya yang sudah efektif berjalan di Banyuwangi, menurutnya, adalah fidusia on line, setelah notaris meng-entry data, kemudian membayar PNBP ke BNI, dan akhirnya langsung bisa cetak sertifikat fidusia. 
Didik menyambut baik program ini karena, selain pengurusan PT atau yayasan lebih efektif dan efisien, juga sistem ini akan memberantas praktek percaloan yang selalu membebani masyarakat.
Sebagai contoh berdasarkan pengalaman Didik, biasanya pengurusan PT, sejak cek nama PT sampai terima SK pengesahan PT butuh waktu sekitar 3 bulan. Sementara itu untuk pengurusan yayasan lebih lama lagi, yaitu sampai 6 bulan.
Selama ini notaris mengalami kesulitan dalam mengurus karena sistem SABH memakan waktu lama, termasuk juga koreksi berkas fisik sampai turunnya SK. Dengan adanya koreksi bolak-balik ini potensi percaloan sangat besar peluangnya.
Pengalaman Didik ini seolah mengamini pendapat notaris yang tak mau disebut namanya bahwa berkas yang dikembalikan, atau dikembalikan bolak-balik oleh petugas tertentu bisa bermakna sebagai “kode” tertentu.
Pengesahan Badan Hukum Belum Bisa cepat
Menjawab keluhan notaris atau masyarakat yang berhubungan, Kolier menjelaskan bagaimana sebetulnya proses pengurusan atau pembuatan badan hukum seperti PT di Kementerian Hukum dan HAM ini. Direktur Perdata Kolier L. Haryanto ketika diwawancarai bulan lalu menyatakan bahwa saat ini pengurusan administrasi di Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum masih terkendala akibat server yang masih minim kinerjanya. Pihaknya berencana mengatasi ini semua setidaknya awal Desember 2013 setelah server didatangkan.
Dalam sistem yang kami siapkan, menurut Kolier, untuk pesan nama, notaris wajib membayar PNBP dulu, barulah bisa akses, dan sistem akan memberikan persetujuan atau menolak dalam hitungan tidak sampai 5 menit. Untuk ini notaris bisa akses terus sampai mendapat persetujuan.
Kemudian nama PT yang telah disetujui tersebut ada masa berakhirnya, yaitu 60 hari setelah itu. Maka dari itu nama PT yang mendapat persetujuan tersebut adalah hak pemohon selama 60 hari yang diwakili notaris.
Sebenarnya yang punya kewajiban membayar PNBP adalah pemohon yang hendak mendirikan Perseroan. Namun, karena pemohon diwakili oleh notaris dalam mengajukan permohonan nama sebagai hak eksklusifnya, maka penagihan ditujukan kepada notaris.
Dalam sistem yang kami siapkan, menurut Kolier, untuk pesan nama, notaris wajib membayar PNBP dulu, barulah bisa akses, dan sistem akan memberikan persetujuan atau menolak dalam hitungan tidak sampai 5 menit. Untuk ini notaris bisa akses terus sampai mendapat persetujuan.
Kemudian nama PT yang telah disetujui tersebut ada masa berakhirnya, yaitu 60 hari setelah itu. Maka dari itu nama PT yang mendapat persetujuan tersebut adalah hak pemohon selama 60 hari yang diwakili notaris.
Sebenarnya yang punya kewajiban membayar PNBP adalah pemohon yang hendak mendirikan Perseroan. Namun, karena pemohon diwakili oleh notaris dalam mengajukan permohonan nama sebagai hak eksklusifnya, maka penagihan ditujukan kepada notaris.
Kolier menyatakan bahwa Kementerian memiliki 6 orang yang khusus melayani proses persetujuan nama. Mereka ini setiap hari 1 orang harus mencocokan 200 sampai 300 nama. Bahkan terkadang sampai 500 nama. Mereka bekerja dari jam 7.30 sampai jam 7 atau 9 malam. Mereka bisa lembur hari Sabtu dan Minggu. Untuk itu saat ini untuk pelayanan pesan nama mememakn waktu 3 hari sampai 2 minggu. Namun nantinya dengan elektronik hanya perlu waktu antara 1 sampai 3 menit.
Sementara itu untuk pengesahan badan hukum masih belum bisa cepat juga, yaitu karena
sistemnya belum baik karena faktor server. Selain itu kelambatan di masalah pengesahan ini terkadang juga disebabkan karena notarisnya kurang cakap, sehingga harus koreksi berulang-ulang. Sekarang ini berkas disimpan di PNRI (Perpustakaan Nasional Republik Indonesia). Jika ada koreksi untuk rekonsiliasi dengan berkas induk maka kami harus berkoordinasi dengan PNRI yang memerlukan waktu beberapa hari. Namun nila ada ketidakwajaran dan bertele-tele di luar konteks peraturan, silakan lapor langsung ke direktur perdata untuk penindakan, katanya.
Sementara itu untuk pengesahan badan hukum masih belum bisa cepat juga, yaitu karena
sistemnya belum baik karena faktor server. Selain itu kelambatan di masalah pengesahan ini terkadang juga disebabkan karena notarisnya kurang cakap, sehingga harus koreksi berulang-ulang. Sekarang ini berkas disimpan di PNRI (Perpustakaan Nasional Republik Indonesia). Jika ada koreksi untuk rekonsiliasi dengan berkas induk maka kami harus berkoordinasi dengan PNRI yang memerlukan waktu beberapa hari. Namun nila ada ketidakwajaran dan bertele-tele di luar konteks peraturan, silakan lapor langsung ke direktur perdata untuk penindakan, katanya.
Penjelasan selanjutnya Kolier mengenai e-notary, silakan buka wawancara video berikut ini dari youtube. Untuk membuka video ini Anda harus memakai telepon seluler android atau media lain, misalnya langsung membuka situs medianotaris.com.
<iframe width="420" height="315" src="//www.youtube.com/embed/_Z3gl9H6l9Y" frameborder="0" allowfullscreen></iframe>
Internet Sering Hang
Menurut Anriz Nazaruddin Halim, S.H., M. Kn. dengan pengurusan secara on line sangat menguntungkan karena prosesnya lebih cepat. Tidak seperti ketika pengurusannya secara manual yang memakan waktu lama dan bahkan tidak bisa diukur kapan selesainya.
Dengan cara on line, notaris bisa sewaktu-waktu melakukan pengurusan sehingga tidak terikat waktu seperti jam kantor. Untuk ini pun proses monitoring pekerjaan pengurusan bisa dilakukan notaris kapan saja dan di mana saja. Dengan cara on line ini pula akhirnya notaris bisa melakukan pekerjaannya di luar kantor tanpa batasan lagi..jpg)
Namun untuk saat ini proses pengurusan secara on line ini masih menghadapi kendala yaitu, antara lain, jalur koneksi sangat sulit sehingga bisa menyebabkan kegagalan pekerjaan. Seperti kita ketahui bahwa karakter komputer berjaringan (on line) sangat bergantung pada kemampuan jaringan internet dalam melayani lalu-lintas akses. Bila jaringan internet tidak mampu mengatasi beban lalu-lintas akses maka gagal pulalah jaringan tersebut melayani konsumen. Sehingga tujuan semula mempermudah proses, akhirnya menyebabkan kesulitan, Anriz Nazaruddin Halim yang didampingi stafnya yang bertanggungjawab dalam bidang IT.
Anriz juga menemukan kendala bahwa proses pengurusan on line ini tidak bisa dilakukan kalau sudah masuk ke Hari Sabtu dan Minggu. Bahkan Ia mengeluhkan bahwa setiap hari jam 18.00 ke atas, internet tidak bisa diakses atau hang. Kendala ini semakin lengkap karena, menurutnya, perbaikan akses data base ternyata tidak mudah dan tidak cepat.
Pelayanan Pemerintah atau Kementerian Hukum dan HAM dalam pengurusan fidusia on line sekarang, misalnya, lebih cepat dibandingkan dengan sistem manual sebelumnya. Selain itu dengan proses fidusia on line biaya yang dikeluarkan juga lebih murah sekali karena cukup membayar PNB sesuai tarif yang ditentukan negara, dan dibayarkan langsung ke bank. Dari sini notaris yang diberikan kuasa mengurus oleh klien mendapatkan kemudahan segalanya, termasuk menghindari pertemuan fisik dengan aparat birokrasi yang berpeluang adanya tindakan yang tidak benar.
Sebaliknya Anriz yang ketika wawancara didampingi kedua asistennya, yaitu Andrew Mogalana, S.H., M.Kn. dan Haryati Ardi, S.H. menyampaikan koreksi dan masukan soal sistem proses pengurusan fidusia on line ini. Menurutnya kekurangan sistem ini adalah bahwa sertifikat fidusia tidak seragam karena diserahkan pencetakannya kepada masing-masing notaris. Selain tidak seragam yang dianggapnya sebagai kekurangannya, menurut Anriz, kekurangan lainnya adalah di dalam sertifikat yang bisa dicetak oleh notaris, tandatangan Kepala Kantor wilayah tidak berstempel sehingga bisa mengurangi keabsahan sertifikat tersebut.
Yang juga mengurangi nilai fidusia on line adalah soal nilai jaminan yang di dalam sertifikat dicantumkan dengan nilai rupiah, tidak bisa dicantumkan dalam nilai matauang asing yang tentunya menyulitkan jika transaksi barang tersebut bernilai matauang asing.
Selain kelemahan di sertifikatnya, Anriz yang bertugas di wilayah Jakarta Barat ini menyatakan bahwa fidusia on line masih terdapat kelemahan di dalam proses, yaitu dalam hal perubahan dan terjadinya kemungkinan fidusia ganda.
Menurut Anriz yang juga pernah aktif di Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia di bawah pimpinan Tien Norman Lubis ini menyatakan bahwa soal perubahan di dalam fidusia on line sekarang prosesnya tidak sempurna bila dibandingkan dengan pengurusan fidusia dengan cara manual sebelumnya. Sehingga untuk masalah perubahan, misalnya, fidusia on line malah merepotkan.
Di dalam masalah proses ini, fidusia on line juga ada kelemahannya, yaitu tidak adanya pemblokiran akses bagi perusahaan yang obyek jaminannya sudah didaftarkan. Ini menjadi masalah karena memungkinkan terjadinya fidusia ulang dengan sertifikat ganda terhadap obyek jaminan yang sama. Harusnya jika sudah dijaminkan, sistem langsung memblokir akses terhadapnya sehingga tidak bisa dilakukan fidusia ulang yang nantinya bisa menjadi sengketa hukum di kemudian hari.
Untuk ini semua Anriz menyarankan agar Pemerintah segera menyempurnakan dan melakukan perbaikan sehingga bisa dilakukan secara on line, mulai dari pendaftaran, perubahan dan roya atau penghapusan.
Anriz juga memberikan masukan pada yang berwenang untuk ini agar segera menambah kuota akses atau kemampuan server agar bisa diakses dengan mudah. Dalam soal perbaikan akses data base, Anriz juga menyarankan agar segera dipermudah dan dipercepat. Selain itu juga menurutnya soal entri nomor dan tanggal akta mesti ditambah, sehingga jika akta lebih dari 2 maka dapat diakses tanpa harus membuat surat terlebih dulu.
Dengan cara on line, notaris bisa sewaktu-waktu melakukan pengurusan sehingga tidak terikat waktu seperti jam kantor. Untuk ini pun proses monitoring pekerjaan pengurusan bisa dilakukan notaris kapan saja dan di mana saja. Dengan cara on line ini pula akhirnya notaris bisa melakukan pekerjaannya di luar kantor tanpa batasan lagi.
Namun untuk saat ini proses pengurusan secara on line ini masih menghadapi kendala yaitu, antara lain, jalur koneksi sangat sulit sehingga bisa menyebabkan kegagalan pekerjaan. Seperti kita ketahui bahwa karakter komputer berjaringan (on line) sangat bergantung pada kemampuan jaringan internet dalam melayani lalu-lintas akses. Bila jaringan internet tidak mampu mengatasi beban lalu-lintas akses maka gagal pulalah jaringan tersebut melayani konsumen. Sehingga tujuan semula mempermudah proses, akhirnya menyebabkan kesulitan, Anriz Nazaruddin Halim yang didampingi stafnya yang bertanggungjawab dalam bidang IT.
Anriz juga menemukan kendala bahwa proses pengurusan on line ini tidak bisa dilakukan kalau sudah masuk ke Hari Sabtu dan Minggu. Bahkan Ia mengeluhkan bahwa setiap hari jam 18.00 ke atas, internet tidak bisa diakses atau hang. Kendala ini semakin lengkap karena, menurutnya, perbaikan akses data base ternyata tidak mudah dan tidak cepat.
Pelayanan Pemerintah atau Kementerian Hukum dan HAM dalam pengurusan fidusia on line sekarang, misalnya, lebih cepat dibandingkan dengan sistem manual sebelumnya. Selain itu dengan proses fidusia on line biaya yang dikeluarkan juga lebih murah sekali karena cukup membayar PNB sesuai tarif yang ditentukan negara, dan dibayarkan langsung ke bank. Dari sini notaris yang diberikan kuasa mengurus oleh klien mendapatkan kemudahan segalanya, termasuk menghindari pertemuan fisik dengan aparat birokrasi yang berpeluang adanya tindakan yang tidak benar.
Sebaliknya Anriz yang ketika wawancara didampingi kedua asistennya, yaitu Andrew Mogalana, S.H., M.Kn. dan Haryati Ardi, S.H. menyampaikan koreksi dan masukan soal sistem proses pengurusan fidusia on line ini. Menurutnya kekurangan sistem ini adalah bahwa sertifikat fidusia tidak seragam karena diserahkan pencetakannya kepada masing-masing notaris. Selain tidak seragam yang dianggapnya sebagai kekurangannya, menurut Anriz, kekurangan lainnya adalah di dalam sertifikat yang bisa dicetak oleh notaris, tandatangan Kepala Kantor wilayah tidak berstempel sehingga bisa mengurangi keabsahan sertifikat tersebut.
Yang juga mengurangi nilai fidusia on line adalah soal nilai jaminan yang di dalam sertifikat dicantumkan dengan nilai rupiah, tidak bisa dicantumkan dalam nilai matauang asing yang tentunya menyulitkan jika transaksi barang tersebut bernilai matauang asing.
Selain kelemahan di sertifikatnya, Anriz yang bertugas di wilayah Jakarta Barat ini menyatakan bahwa fidusia on line masih terdapat kelemahan di dalam proses, yaitu dalam hal perubahan dan terjadinya kemungkinan fidusia ganda.
Menurut Anriz yang juga pernah aktif di Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia di bawah pimpinan Tien Norman Lubis ini menyatakan bahwa soal perubahan di dalam fidusia on line sekarang prosesnya tidak sempurna bila dibandingkan dengan pengurusan fidusia dengan cara manual sebelumnya. Sehingga untuk masalah perubahan, misalnya, fidusia on line malah merepotkan.
Di dalam masalah proses ini, fidusia on line juga ada kelemahannya, yaitu tidak adanya pemblokiran akses bagi perusahaan yang obyek jaminannya sudah didaftarkan. Ini menjadi masalah karena memungkinkan terjadinya fidusia ulang dengan sertifikat ganda terhadap obyek jaminan yang sama. Harusnya jika sudah dijaminkan, sistem langsung memblokir akses terhadapnya sehingga tidak bisa dilakukan fidusia ulang yang nantinya bisa menjadi sengketa hukum di kemudian hari.
Untuk ini semua Anriz menyarankan agar Pemerintah segera menyempurnakan dan melakukan perbaikan sehingga bisa dilakukan secara on line, mulai dari pendaftaran, perubahan dan roya atau penghapusan.
Anriz juga memberikan masukan pada yang berwenang untuk ini agar segera menambah kuota akses atau kemampuan server agar bisa diakses dengan mudah. Dalam soal perbaikan akses data base, Anriz juga menyarankan agar segera dipermudah dan dipercepat. Selain itu juga menurutnya soal entri nomor dan tanggal akta mesti ditambah, sehingga jika akta lebih dari 2 maka dapat diakses tanpa harus membuat surat terlebih dulu.
Tak juga kalah penting adalah penyempurnaan sistem dalam proses jika, misalnya notaris melakukan kesalahan dalam menginput data. Untuk itu sistem harus mengakomodasi keadaan ini agar notaris atau masyarakat tidak dirugikan, misalnya kehilangan PNBP yang sudah ditransfer akibat salah melakukan input, tapi sistem tidak bisa melakukan perbaikan seperti ini.
